Os contratos aparecem na hora do pedido — não no fecho do mês
Os pedidos aprovados são cruzados com acordos ativos, para que preços negociados, fornecedores preferenciais e datas de renovação apareçam logo no pedido — e não depois de alguém ir desenterrar um ficheiro de uma drive partilhada.
Na maioria das PMEs em crescimento, os contratos estão dispersos — uma drive partilhada, um email antigo e a memória de uma pessoa. As finanças só descobrem que se comprou fora do acordo no fecho do mês — e costuma ser precisamente no acordo que ninguém consultou que estava o melhor preço. A MAQIA põe o contrato à frente de quem faz o pedido, para que as condições negociadas estejam já em cima da mesa. (A MAQIA não é uma ferramenta de contract lifecycle management (CLM) — não redigimos, revemos nem negociamos contratos. Ligamos os acordos que já tem a cada compra abrangida por eles.)
Do pedido à conferência, em oito passos
Cada passo vive num só sistema e partilha um único modelo de dados. Sem pontes de CSV, sem reintrodução, sem lacunas entre o pedido e o pagamento.
Na requisição, não ao fecho do mês
Quando um requisitante descreve o que precisa, a MAQIA destaca o fornecedor preferencial e o preço que já negociou.
Condições escritas na nota de encomenda, não guardadas de cor
O pedido aprovado vira NE com preço de contrato, referência e termos já preenchidos. Ninguém reintroduz nada, e ninguém escolhe fornecedor à sorte.
Acompanhado até à renovação, não renovado por distração
Datas de fim de contrato, consumo face ao contratado e alertas de renovação — para que aquele acordo de três anos negociado em janeiro não caduque em outubro sem ninguém dar por isso.
Principais Funcionalidades
Um sítio só para os contratos
Cada acordo com fornecedor fica no mesmo sítio, com prazos, tetos de gasto e tabelas negociadas. Acabaram-se as escavações na drive partilhada à procura do PDF que ninguém sabe onde foi parar.
Requisição com contratos
À medida que o requisitante descreve o que precisa, a MAQIA verifica contratos ativos e sugere o fornecedor preferencial.
Aplicação de preço e termos
Preços negociados, termos de pagamento e SLAs de entrega pré-preenchidos na NE, com a referência visível em cada documento.
Acompanhamento de renovações
Alertas configuráveis antes de um contrato expirar. Sem renovações automáticas que não queria disparar.
Saiba quanto do contrato já gastou
E saiba-o antes da reunião trimestral, quando é o fornecedor a trazer o número escrito numa folha.
Veja procurement com contratos em ação
Acompanhamo-lo pelo ciclo do pedido ao pagamento com contratos e fornecedores reais. Os parceiros beta estão a entrar agora.