Geführte Erfassung: aus einem vagen Wunsch wird eine vollständige Bedarfsanforderung
Anforderer schildern ihren Bedarf in Alltagssprache. MAQIA schlägt den Vorzugslieferanten vor, prüft das Budget und leitet direkt an den richtigen Freigeber — noch bevor die Anforderung den Fachbereich verlässt.
In wachsenden Mittelständlern verteilen sich Bedarfsanforderungen auf ein Sammelpostfach, einen WhatsApp-Chat und drei Excel-Listen, die nur ein Kollege pflegt — und die Buchhaltung erfährt erst bei Rechnungseingang davon. MAQIA stellt dem Anforderer ein geführtes Formular zur Verfügung, das den Bedarf direkt beim ersten Erfassen strukturiert: Lieferant, Warengruppe, Kostenstelle, Budget. So trifft die Anforderung vollständig und freigabebereit ein.
Von der Anforderung bis zur Übergabe — in acht Schritten
Jeder Schritt läuft in einem System und teilt ein einziges Datenmodell. Keine CSV-Brücken, keine doppelte Erfassung, keine Lücken zwischen Anforderung und Zahlung.
Geführte Erfassung, keine leeren Formulare
Anforderer beschreiben ihren Bedarf auf Portugiesisch, Spanisch oder Englisch. MAQIA strukturiert die Anforderung und blendet bevorzugte Lieferanten und aktive Verträge ein.
Regelbasiert weitergeleitet statt zufällig eskaliert
Budgetgrenzen, Warengruppenrichtlinien und gesellschaftsspezifische Regeln greifen bereits bei der Erfassung, sodass jede Anforderung direkt beim zuständigen Freigeber eingeht — und nicht dreimal weitergereicht wird, bis sich jemand zuständig fühlt.
Strukturierte Daten statt Freitextfelder
Jede Anforderung erfasst Lieferant, Kategorie, Kostenstelle und Betrag in strukturierten Feldern. Nachgelagerte Freigaben, Bestellungen und Rechnungen erben diese Daten sauber.
Kernfunktionen
Erfassung in natürlicher Sprache
Anforderer schreiben, was sie brauchen, wie sie es einem Kollegen sagen würden. MAQIA wandelt es in eine strukturierte Anforderung um.
Bevorzugte Lieferanten direkt sichtbar
Während der Erfassung blendet MAQIA aktive Verträge und freigegebene Lieferanten ein — so wählt der Anforderer aus verhandelten Konditionen, nicht aus den ersten drei Google-Treffern.
Budgetprüfung in der Anforderungsphase
Die Budgetverfügbarkeit wird bereits vor dem Einreichen geprüft. Überschreitungen sieht der Anforderer, solange sich die Anforderung noch mit wenigen Klicks anpassen lässt — nicht erst in der Freigabeschleife.
Mehrgesellschaftliche Weiterleitung
Die Weiterleitung erfolgt nach Kostenstelle, Gesellschaft, Abteilung oder Lieferant — auch bei Unternehmen mit mehreren Gesellschaften läuft das ohne Sonderkonfiguration.
Kalenderansicht nach Bedarfsdatum
Sehen Sie jede Bedarfsanforderung im Kalender, sortiert nach dem benötigten Liefertermin. Der Einkauf erkennt, was in dieser Woche ansteht, Freigebende sehen, was eine Lieferung blockiert — und nichts geht mehr in einer endlosen Listenansicht unter.
Verwandte Funktionen
Bedarfsanforderungen richtig gemacht
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